SEPAWA Congress

Kongres SEPAWA to jedna z najważniejszych w Europie konferencji specjalistycznych poświęconych chemii gospordarczej, chemii kosmetycznej oraz substancjom czyszczącym. Kongres gromadzi corocznie tysiące wystawców i odwiedzających, prezentuje dokonania firm branżowych, organizuje odczyty naukowe oraz seminaria.

SEPAWA jest także bardzo ważnym klientem X-APS Systems, stosującym wysokie standardy pracy i konkretne wymagania wobec partnerów. Bogata oferta, wieloletnia tradycja oraz duże zainteresowanie uczestników z różnych stron świata wymagają dobrego zaplecza organizacyjnego i koordynacji działań z wielomiesięcznym wyprzedzeniem. Aby spostać wymaganiom, organizatorzy musieli zapewnić płynne funkcjonowanie całego zaplecza konferencyjnego, którego centralnym punktem jest system rejestracji uczestników i wystawców on-line. Aby poradzić sobie z częstą zmiennością sytuacji, rejestracjami w ostatniej chwili, obsługą miejsc wystawienniczych, biletów członkowskich, publikacji, materiałów marketingowych i innymi problemami organizacyjnymi potrzebny był dedykowany system informatyczny, integrujący dane i akcje uczestników w obszarze pojedynczej, intuicyjnej i szybkiej do obsłudze aplikacji.

Takie rozwiązanie zespół X-APS Systems wypracował i zaproponował korzystając z elastyczności własnego szkieletu aplikacji (X-APS Systems Framework). Elastyczność okazała się bardzo istotnym czynnikiem pozwalającym na szybkie tworzenie nowych funkcjonalności niemal na poczekaniu, co spotkało się z wyraźną akceptacją klienta. Powtarzalne i podatne na błędy czynności konsultantów SEPAWA zostały w większości zautomatyzowane dzięki wprowadzeniu spójnego i skalowalnego modelu logicznego. Tworzenie i wycenę ofert powiązano z rejestrami zasóbów konferencji i poddano kontroli dostępności, co wyeliminowało większość błędnych formularzy rejestracyjnych i pozytywnie wpłynęło na jakość obsługi klienta. Proces obsługi uczestników został ujednolicony w formie sparametryzowanego przepływu pracy, z automatycznymi powiadomieniami email i szeregiem wyzwalaczy pozwalającymi skonfigurować informacje docierające do uczestników zależnie od potrzeb. Przy całej złożoności systemu, interfejsy graficzne zachowały jednak intuicyjność i prostotę obsługi dzięki konsekwentemu unikaniu nadmiaru funkcjonalności już na etapie projektowania.

W rezultacie, w trakcie jednego cyklu organizacyjnego, system SEPAWA przeszedł gruntowną transformację i przekształcił się w dedykowany system CRM, wyposażony w moduły rejestracji uczestników, zarządzania zasobami konferencji, automatycznych powiadomień, fakturowania i szereg innych.

Warto podkreślić, iż ważną rolę na kolejnych etapach realizacji odegrał X-APS Consulting udzielając wsparcia w precyzowaniu koncepcji, identyfikowaniu wymagań funkcjonalnych oraz szkoleniu użytkowników w zakresie obsługi poszczególnych komponentów. Współpraca z SEPAWA potwierdziła też możliwości X-APS w zakresie wsparcia informatycznego podmiotów zagranicznych.

Obecnie, X-APS wspiera SEPAWA w trybie powdrożeniowym.

SZCZEGÓŁY

• Nazwa: ETC Event Management System
• Klient: SEPAWA Congress (DE).
• Kategorie: XAPS.Framework, CRM