"...automatyczne generowanie dużej ilości dokumentów urzędowych skróciło czas pracy kilkukrotnie.."
Ośrodek szkolenia kierowców ABC Szkolenia od dłuższego czasu poszukiwał kompleksowego rozwiązania informatycznego dla swojej działalności, obwarowanej duża ilością przepisów i zobowiązań urzędowych. Wymagania formalne, obowiązki informacyjne wobec klientów, merytoryka szczególnych uprawnień kierowców, rozproszone zbiory danych to tylko niektóre z problemów, z którymi pracownicy ABC Szkolenia zmagali się codziennie. Podjęte próby reorganizacji pracy w oparciu o istniejące oprogramowanie i popularne pakiety Office nie przynosiły spodziewanych usprawnień i oszczędności w założonym czasie. "..musimy ręcznie wypełniać i wysyłać dziesiątki dokumentów do każdego szkolenia.." - to zdanie dobrze określa realny problem szkoleń, trudny do przezwyciężenia bez wsparcia systemu informatycznego. Kompleksowe rozwiązanie problemów dodatkowo utrudniał brak możliwości przeanalizowania i sprecyzowania wymagań wobec przyszłego systemu IT w ramach kompetencji bieżącego zespołu pracowników, co jest częstą bolączką małych przedsiębiorców.
Pomimo stosunkowo niewielkiej ilości użytkowników i danych, zapotrzebowanie na niestandardowe funkcjonalności było na tyle duże, że wiele konkurencyjnych wobec X-APS firm informatycznych nie podjęło się ich realizacji ze względu na specyficzne wymagania oraz na trudny do określenia z góry zakres projektu. Aby wdrożenie przebiegło skutecznie, system musiał dodatkowo uwzględnić szereg przyzwyczajeń użytkowników do róznych sposobów notowania informacji oraz ich formy graficznej.
Ostatecznie, ABC Szkolenia rozpoczął współpracę z X-APS w roku 2017. Po wstępnej konsultacji, zespół X-APS Consulting zaproponował bardzo elastyczne i rozłożone w czasie podejście do budowania aplikacji, które spotkało się z aprobatą klienta. Kolejne funkcjonalności były analizowane i projektowane w trybie dopasowanym do tempa pracy ośrodka oraz czasu potrzebnego na przedstawienie wytycznych projektowych i wzorcowych dokumentów. Następnie, nowe funkcjonalności prezentowane były w trybie działającego prototypu czyli gotowych fragmentów systemu, które użytkownicy mogą sprawdzić w warunkach codziennej pracy i ocenić pod kątem użyteczności. Wnioski z użytkowania prototypu zasilają kolejne etapy prac i pozwalają stwierdzić które z elementów są naprawdę skuteczne i intuicyjne, a które należy odrzucić pomimo początkowych przewidywań.
Taki tryb wdrożenia był możliwy pod względem ekonomicznym tylko dzięki posiadaniu przez X-APS Systems własnego szkieletu aplikacji (X-APS Systems Framework) pozwalającego na szybkie oprogramowanie zmian w każdym komponencie systemu. W ramach kompleksowego podejścia, zespół X-APS Systems podjął się także digitalizacji dokumentów urzędowych niezbędnych do złożenia przy każdym szkoleniu, a następnie zautomatyzował proces ich generowania.
Pracochłonność zmniejszyła się kilkukrotnie, przynosząc wymierne oszczędności oraz otwierając nowe możliwości organizacji pracy i prowadzenia aktywnej sprzedaży. Z czasem, dedykowany system osiągnął stabilność, a złoszenia serwisowe i modyfikacyjne stały się rzadkością.
ABC Szkolenia w dalszym ciągu wspierane jest przez X-APS Systems w trybie podwdrożeniowym.