ABC Szkolenia

"...automatyczne generowanie dużej ilości dokumentów urzędowych skróciło czas pracy kilkukrotnie.."

Ośrodek szkolenia kierowców ABC Szkolenia od dłuższego czasu poszukiwał kompleksowego rozwiązania informatycznego dla swojej działalności, obwarowanej duża ilością przepisów i zobowiązań urzędowych. Wymagania formalne, obowiązki informacyjne wobec klientów, merytoryka szczególnych uprawnień kierowców, rozproszone zbiory danych to tylko niektóre z problemów, z którymi pracownicy ABC Szkolenia zmagali się codziennie. Podjęte próby reorganizacji pracy w oparciu o istniejące oprogramowanie i popularne pakiety Office nie przynosiły spodziewanych usprawnień i oszczędności w założonym czasie. "..musimy ręcznie wypełniać i wysyłać dziesiątki dokumentów do każdego szkolenia.." - to zdanie dobrze określa realny problem szkoleń, trudny do przezwyciężenia bez wsparcia systemu informatycznego. Kompleksowe rozwiązanie problemów dodatkowo utrudniał brak możliwości przeanalizowania i sprecyzowania wymagań wobec przyszłego systemu IT w ramach kompetencji bieżącego zespołu pracowników, co jest częstą bolączką małych przedsiębiorców.

Pomimo stosunkowo niewielkiej ilości użytkowników i danych, zapotrzebowanie na niestandardowe funkcjonalności było na tyle duże, że wiele konkurencyjnych wobec X-APS firm informatycznych nie podjęło się ich realizacji ze względu na specyficzne wymagania oraz na trudny do określenia z góry zakres projektu. Aby wdrożenie przebiegło skutecznie, system musiał dodatkowo uwzględnić szereg przyzwyczajeń użytkowników do róznych sposobów notowania informacji oraz ich formy graficznej.

Ostatecznie, ABC Szkolenia rozpoczął współpracę z X-APS w roku 2017. Po wstępnej konsultacji, zespół X-APS Consulting zaproponował bardzo elastyczne i rozłożone w czasie podejście do budowania aplikacji, które spotkało się z aprobatą klienta. Kolejne funkcjonalności były analizowane i projektowane w trybie dopasowanym do tempa pracy ośrodka oraz czasu potrzebnego na przedstawienie wytycznych projektowych i wzorcowych dokumentów. Następnie, nowe funkcjonalności prezentowane były w trybie działającego prototypu czyli gotowych fragmentów systemu, które użytkownicy mogą sprawdzić w warunkach codziennej pracy i ocenić pod kątem użyteczności. Wnioski z użytkowania prototypu zasilają kolejne etapy prac i pozwalają stwierdzić które z elementów są naprawdę skuteczne i intuicyjne, a które należy odrzucić pomimo początkowych przewidywań.

Taki tryb wdrożenia był możliwy pod względem ekonomicznym tylko dzięki posiadaniu przez X-APS Systems własnego szkieletu aplikacji (X-APS Systems Framework) pozwalającego na szybkie oprogramowanie zmian w każdym komponencie systemu. W ramach kompleksowego podejścia, zespół X-APS Systems podjął się także digitalizacji dokumentów urzędowych niezbędnych do złożenia przy każdym szkoleniu, a następnie zautomatyzował proces ich generowania.

Pracochłonność zmniejszyła się kilkukrotnie, przynosząc wymierne oszczędności oraz otwierając nowe możliwości organizacji pracy i prowadzenia aktywnej sprzedaży. Z czasem, dedykowany system osiągnął stabilność, a złoszenia serwisowe i modyfikacyjne stały się rzadkością.

ABC Szkolenia w dalszym ciągu wspierane jest przez X-APS Systems w trybie podwdrożeniowym.

SZCZEGÓŁY

• Nazwa: ABC Szkolenia CRM
• Klient: ABC Szkolenia.
• Kategorie: XAPS.Framework, CRM